Verschillende tijdstippen voor het indienen van de inschrijving

We zien het in onze aanbestedingspraktijk met enige regelmaat: in een aanbestedingsprocedure wijken het tijdstip in de Inschrijvingsleidraad en het tijdstip in de TenderNed-omgeving voor indiening van een inschrijving van elkaar af. Wat nu als een inschrijver haar inschrijving indient ná het in de TenderNed-omgeving genoemde tijdstip, maar vóór het in de Inschrijvingsleidraad genoemde tijdstip? De vraag is dan of deze inschrijving geldig is. Met andere woorden: welk tijdstip voor indiening van de inschrijving prevaleert?

Rixt Holsbrink

In een recente uitspraak van de voorzieningenrechter van de Rechtbank Noord-Holland van 18 oktober 2017 oordeelde de voorzieningenrechter dat het in de Inschrijvingsleidraad genoemde tijdstip prevaleert. De uitleg van de bepalingen in de aanbestedingsleidraad was daarbij van groot belang. http://deeplink.rechtspraak.nl/uitspraak?id=ECLI:NL:RBNHO:2017:8830

Het ging om het volgende. De TenderNed-omgeving vermeldde 10:00 uur als uiterste tijdstip voor indiening van de inschrijving. In de inschrijvingsleidraad was 12:00 uur als uiterste tijdstip vermeld. Na 10:00 uur was inschrijving via TenderNed niet meer mogelijk. De digitale kluis was gesloten. Om deze reden lukte het een inschrijver niet om zich na 10.00 uur in te schrijven via TenderNed. De opdrachtgever liet inschrijving per mail toe. De inschrijver diende haar inschrijving zodoende per mail ná 10:00 uur in, maar vóór 12.00 uur. Een andere inschrijver meende dat dit niet was toegestaan en startte een kort geding.

De voorzieningenrechter stelde vast dat de Inschrijvingsleidraad verwees naar 12:00 uur als uiterste tijdstip voor indiening waarbij dit tijdstip als fatale termijn is aangemerkt. In andere paragrafen in de aanbestedingsleidraad is verwezen naar dit tijdstip. Uit de Inschrijvingsleidraad volgt dat de voorwaarden voor inschrijving limitatief zijn opgenomen in de Inschrijvingsleidraad en andere Inschrijvingsdocumenten. Bij tegenstrijdigheden tussen de documenten gaat de Inschrijvingsleidraad voor. De weergaven in de TenderNed-omgeving zijn in deze aanbestedingsprocedure niet aangemerkt als Inschrijvingsdocumenten. Naar het oordeel van de voorzieningenrechter had een goed geïnformeerde en normaal oplettende inschrijver dan ook moeten begrijpen dat het in de Inschrijvingsleidraad vermelde tijdstip van 12.00 uur het uiterlijke tijdstip voor indiening was. De inschrijving gedaan na het in TenderNed-omgeving vermelde tijdstip van 10:00 uur, maar vóór het in de Inschrijvingsleidraad genoemde tijdstip van 12:00 uur is dus geldig.

Uit deze uitspraak blijkt het belang voor de inschrijver om goed te kijken naar de Inschrijvingsleidraad en Inschrijvingsdocumenten ten aanzien van hetgeen daarin bepaald is ten aanzien van de termijn voor indiening van de inschrijving. Ook blijkt uit de uitspraak dat het belangrijk is om snel en adequaat te handelen als blijkt dat de digitale inschrijvingsmogelijkheid, in afwijking van de in de aanbestedingsdocumenten genoemde uiterste inschrijvingstermijn, eerder gesloten is.