De laatste tijd krijgen we opvallend vaak vragen over het niet beschikbaar stellen van een tenderkostenvergoeding bij een aanbesteding, terwijl de inschrijver wel al een gedeelte van de opdracht reeds moet uitvoeren om überhaupt een inschrijving te kunnen indienen. Denk dan aan het uitwerken van een voorlopig ontwerp, het uitvoeren van uitgebreide en kostbare (bodem-)onderzoeken, het maken van een uitgebreide constructieberekening etc. Gesteld kan worden dat het in dergelijke gevallen niet verstrekken van een tenderkostenvergoeding als disproportioneel kan worden gezien.

Ik wijs in dit kader allereerst op artikel 1.10 van de Aanbestedingswet. Daarin is bepaald dat uitsluitend eisen en voorwaarden mogen worden gesteld die in een redelijke verhouding staan tot het voorwerp van de opdracht. Daarbij dient een aanbestedende dienst in het kader van de proportionaliteittoets in ieder geval acht te slaan op de vraag of een vergoeding voor hoge kosten van een inschrijving gerechtvaardigd is.

Interessanter nog is de vertaling van dit wettelijke uitgangspunt in de Gids Proportionaliteit. In voorschrift 3.8A van de Gids Proportionaliteit is bepaald dat een aanbestedende dienst een vergoeding aanbiedt in het geval inschrijvers een gedeelte van de opdracht reeds moeten uitvoeren om een inschrijving te kunnen indienen. Bij dit voorschrift staat een sprekend voorbeeld. Een aanbestedende dienst wil vijf sporthallen realiseren en organiseert een aanbesteding met voorselectie. Er zijn 36 aanmeldingen en er worden 5 inschrijvers geselecteerd die een inschrijving mogen doen waarbij een visiepresentatie deel uitmaakt van het gunningscriterium. In de leidraad is bepaald dat de inschrijvers die de opdracht niet gegund krijgen een redelijke vergoeding ontvangen voor hun inspanningen met betrekking tot de visiepresentie.

Vergelijk ook paragraaf 3.5.5. van de Gids Proportionaliteit waar ook staat vermeld dat bij bepaalde inspanningen tijdens de aanbesteding een inschrijfvergoeding beschikbaar kan worden gesteld.

Ook vermeldenswaardig is de Handreiking Tenderkostenvergoeding 2018 zoals opgesteld door een regioteam van Beter Aanbesteden. In die handreiking worden de grondslagen van de tenderkostenvergoeding, inbedding in het aanbestedingsbeleid en uitgangspunten bij de berekening van de tenderkostenvergoeding benoemd en uitgelegd. Dat biedt mooie handvatten voor inschrijvers, maar ook voor aanbestedende diensten.

De ervaring leert dat niet alle aanbestedende diensten bekend zijn met de bepalingen omtrent een tenderkostenvergoeding. Bij het ontbreken van een (redelijke) tenderkostenvergoeding is het advies dan ook om aan de hand van bovenstaande argumenten bij de Nota van Inlichtingen te vragen alsnog een redelijke tenderkostenvergoeding beschikbaar te stellen dan wel de verplichting te laten vallen om bepaalde werkzaamheden al voor gunning uit te moeten voeren.

Bouwbelang nr. 1 – maart 2025