Publicaties Nice to know

Bij een Europese Best Value aanbesteding voor audio visuele middelen is het de aanbestedende dienst gedurende de interviewfase gebleken dat werkzaamheden die in de prestatie onderbouwing van de (voorlopige) winnaar zijn opgenomen, niet in de prijsonderbouwing zijn meegenomen. Op basis van het interview is de inschrijving (alsnog) ongeldig verklaard. De uitgesloten inschrijver kon zich daarmee niet verenigen en startte een Kort Geding (Vzr. Rb. Almelo 9 januari 2019, ECLI:NL:RBOVE:2019:25). In het Kort Geding kwamen een aantal interessante Best Value aspecten aan bod.

Het eerste interessante aspect is het standpunt van de inschrijver dat de inschrijfprijs al in een eerdere fase goedgekeurd was omwille waarvan in een latere fase geen uitsluiting meer mocht volgen vanwege de prijs. Dit standpunt sneuvelde vrij vlot omdat uit de aanbestedingsdocumenten bleek dat in een latere fase wel degelijk nog uitsluiting kon volgen. Dat oordeel stemt overeen met een eerder oordeel van de rechtbank Den Haag van 14 september 2016, ECLI:RBDHA:2016:11289

Als tweede noem ik de vaststelling van de Voorzieningenrechter in rechtsoverweging 4.12 dat werkzaamheden die onderdeel zijn van de prestatie onderbouwing onderdeel uit maken van de inschrijving. Die werkzaamheden dienen dus meegenomen te zijn in de inschrijfsom. In dit geval had de inschrijver in zijn prestatie onderbouwing gesteld dat een monteur daadwerkelijk aanwezig zou zijn bij de raads- en Statenvergadering. Maar tijdens het interview bleek dat deze werkzaamheden niet in de inschrijfsom waren meegenomen.

Ten derde wijs ik op rechtsoverwegingen 4.13 en 4.16 waaruit volgt dat toezeggingen tijdens de interviewfase onderdeel uit maken van de bieding. Twee van de drie sleutelfunctionarissen verklaarden dat de aanwezigheid van een monteur tijdens de raads- en Statenvergadering noodzakelijk is, dat dit ook in de aanbieding is opgenomen en dat de bijbehorende kosten in de inschrijfsom behoren te zitten. De derde sleutelfunctionaris verklaarde echter dat deze kosten niet in de inschrijfsom waren opgenomen:

“Ehm volgens mijn (…) effe kijken hoor, dan moet ik het prijzenblad naar voren toveren. Volgens mij staat die stand-by niet in het prijzenblad maar er staat wel de prijzingen wat dat zou kosten dan. Uit mijn hoofd.”

Bovenstaand citaat uit het interview van de derde sleutelfunctionaris brengt mij tot de vaststelling dat een interview veel druk kan leggen op een sleutelfunctionaris, met in dit geval fatale gevolgen. Reden voor Wouter Smits van Rijkswaterstaat om tijdens ons seminar over Best Value aanbesteden in 2018 uiteen te zetten dat Rijkswaterstaat pilot projecten draait waarbij het sleutelinterview geen onderdeel meer is van het gunningscriterium.

Als laatste wijs ik op het argument van de inschrijver dat uit de prijsonderbouwing zou blijken dat geen uren zijn opgenomen voor de fysieke aanwezigheid van een vaste monteur. En daaruit volgt volgens inschrijver onmiskenbaar dat in de inschrijving dus geen rekening is gehouden met deze kosten. Met dit standpunt miskent deze inschrijver dat toezeggingen in de prestatie onderbouwing en de sleutel interviews onderdeel uit maken van de inschrijving.

Uit deze uitspraak blijkt maar weer het belang van een goede voorbereiding op de interviews met sleutelfunctionarissen in een (Best Value) aanbestedingsprocedure.