Is inschrijvingsbiljet altijd een vereiste?

Het abusievelijk niet indienen van een inschrijvingsbiljet of een inschrijfstaat bij aanbesteding terwijl dat wel een vereiste is. Het kan in alle hectiek voorafgaand aan inschrijving de beste overkomen. Maar wat zijn de gevolgen? Leiden deze gebreken tot ongeldigheid? Bestaat de mogelijkheid tot herstel van dergelijke gebreken? Recente rechtspraak geeft antwoord op deze vragen.

Joost Haest advocaat bij Severijn Hulshof

In een uitspraak van de rechtbank Den Haag van 20 juli 2017 (ECLI:NL:RBDHA:2017:9828) was sprake van een inschrijver die vergeten was een inschrijvingsbiljet bij te voegen. Inschrijver betoogde dat het inschrijvingsbiljet geen informatie bevat die niet eveneens volgt uit de andere tijdig ingediende documenten. Daarmee zou volgens inschrijver sprake zijn van een gebrek dat zich leent voor eenvoudig herstel. Van strijd met het gelijkheidsbeginsel zou geen sprake zijn aangezien de inschrijving inhoudelijk niet is gewijzigd en inschrijver dus geen voordeel heeft. De Voorzieningenrechter volgt deze argumenten niet.

Geoordeeld wordt dat als uitgangspunt heeft te gelden dat een aanbestedende dienst bij de beoordeling van inschrijvingen moet uitgaan van de inschrijvingen zoals deze bij het sluiten van de inschrijving zijn ontvangen. De beginselen van gelijke behandeling en transparantie verzetten zich in beginsel tegen de mogelijkheid dat een inschrijver zijn inschrijving nadien nog wijzigt of aanvult. Volgens vaste (Europese) rechtspraak kan daar slechts een uitzondering op worden gemaakt indien een inschrijving klaarblijkelijk eenvoudige precisering behoeft of om kennelijke materiële fouten recht te zetten, mits de wijziging/aanvulling er niet toe leidt dat in werkelijkheid een nieuwe inschrijving wordt gedaan. Het maken van een dergelijke uitzondering is echter uitgesloten ingeval van een ontbrekend stuk dat op straffe van uitsluiting moet worden verstrekt. Laatstgenoemde situatie doet zich in dit geval voor.. Op grond van artikel 2.25.6 van het toepasselijke ARW 2016 is een inschrijving slechts geldig indien het inschrijvingsbiljet en alle gegevens die nodig zijn voor de beoordeling van de inschrijving uiterlijk op het tijdstip van inschrijving zijn ingediend. Nu vast staat dat het inschrijvingsbiljet van inschrijver ontbrak is de inschrijving ongeldig en is herstel van dit met uitsluiting gesanctioneerde gebrek niet toegestaan.

De rechtbank Amsterdam kwam in een vonnis van 20 februari 2017 (ECLI:NL:RBAMS:2017:1532) tot een vergelijkbaar oordeel, waarbij tevens een door de inschrijver gedaan beroep op het proportionaliteitsbeginsel terzijde werd geschoven.

Omdat de aanbestedende dienst in de Haagse kwestie inschrijver aanvankelijk toch de mogelijkheid had geboden alsnog een inschrijvingsbiljet in te dienen stelde de inschrijver dat het vertrouwen was gewekt dat herstel van het gebrek was toegestaan. Betoogd werd dat het vertrouwensbeginsel en het zorgvuldigheidsbeginsel in dit geval zouden prevaleren boven het gelijkheidsbeginsel .De Voorzieningenrechter verwerpt deze argumenten. Uit vaste jurisprudentie volgt dat het gelijkheidsbeginsel in de regel prevaleert boven het vertrouwensbeginsel, en er zijn door inschrijver onvoldoende feiten en omstandigheden gesteld die een inbreuk op die hoofdregel rechtvaardigen.

De rechtbank Haarlem oordeelde in een uitspraak van 15 december 2016 (ECLI:NL:RBNHO:2016:10304) dat het ontbreken van een inschrijvingsstaat (open begroting) ook leidt tot ongeldigheid. Geoordeeld werd dat de inschrijvingsstaat een essentieel onderdeel van de inschrijving is, waarmee een inhoudelijke beoordeling kan plaatsvinden, bijvoorbeeld op het realiteitsgehalte van de prijs waarmee inschrijver heeft ingeschreven. Gelet hierop zou herstel van de inschrijving veel meer omvatten dan een eenvoudige precisering of het recht zetten van een kennelijke materiële fout. Indien de Gemeente het alsnog overleggen van de inschrijvingsstaat had toegestaan, zou sprake zijn van strijd met het bij aanbestedingen in acht te nemen gelijkheidsbeginsel.

Tot slot werd in een recente uitspraak van de rechtbank Leeuwarden van 28 juni 2017, (ECLI:NL:RBNNE:2017:2265) – maar ook in eerdere uitspraken – geoordeeld dat het niet (correct) doorvoeren van bij nota van inlichtingen opgedragen wijzigingen in de inschrijvingsstaat leidt tot een ongeldige inschrijving, omdat niet volkomen duidelijk is wat een inschrijver wenst aan te bieden. De mogelijkheid tot herstel werd in deze kwestie door de Voorzieningenrechter gemotiveerd afgewezen.