Handreiking tenderkostenvergoeding

De uit de pan rijzende tenderkosten is één van de meest gehoorde klachten bij MKB bedrijven. Dit kritiekpunt is dan ook opgenomen in de actieagenda Beter Aanbesteden (een initiatief van het ministerie van Economische Zaken) als specifiek thema en concreet actiepunt.

Joost Haest advocaat bij Severijn Hulshof

De inzet is om meer aandacht te krijgen voor dit onderwerp en een bewustere benadering. De tenderkostenvergoeding moet meer ingebed worden in het aanbestedingsproces en er moet een concrete tenderkostenregeling komen bij aanbestedende diensten. Op 15 oktober jl. werd door staatsecretaris Mona Keizer een handreiking tenderkostenvergoeding aangeboden aan de Tweede Kamer.

De wettelijke grondslag voor een tenderkostenvergoeding is te vinden in artikel 1.10 lid 2 sub g van de Aanbestedingswet. Daar is opgenomen dat de aanbestedende dienst bij de voorbereiding van de aanbesteding acht moet slaan op een vergoeding voor hoge tenderkosten. In paragraaf 3.5.5 en voorschrift 3.8 van de Gids Proportionaliteit is bepaald dat rekening moet worden gehouden met de inspanning van de inschrijver om in te kunnen schrijven.

De handreiking tenderkostenvergoeding is een nadere invulling van die wettelijke grondslag. De handreiking biedt aanbestedende diensten een kader waarop aanbestedende diensten eigen beleid en beslissingen in concrete gevallen kunnen baseren. Voor inschrijvers en brancheorganisaties biedt de handreiking handvatten voor een gesprek met aanbestedende diensten over een tenderkostenvergoeding.

In de handreiking staat beschreven dat naarmate de gevraagde inzet van de inschrijver groter is ten opzichte van de omvang van de opdracht en de kans deze te winnen, het meer in de rede ligt dat een aanbestedende dienst wel een tenderkostenvergoeding biedt. Dat is bijvoorbeeld doorgaans het geval als al bij de inschrijving een uitgewerkt ontwerp gevraagd wordt. Nog interessanter is dat ook wordt opgemerkt dat relatief veel kosten (of inspanning) gemoeid zijn met aanbestedingen waarbij bijvoorbeeld plannen (van aanpak) moeten worden opgesteld. Dat biedt dus een welkom argument om bij EMVI aanbestedingen waar een plan van aanpak gevraagd wordt een tenderkostenvergoeding te bepleiten.

De handreiking geeft ook aanwijzingen voor kostenbeperkende omstandigheden bij aanbestedingen en daarnaast worden aanbevelingen gegeven aan aanbestedende diensten. Allemaal met de insteek om te komen tot een deugdelijk afwegingskader en een doordacht inkoopbeleid met voldoende aandacht voor een tenderkostenvergoeding. Daarnaast zijn er vergoedingstabellen opgenomen als suggestie, waaronder een door MKB Infra opgestelde tabel voor infrastructurele werken. Daarmee is de inzet die MKB Infra op dit punt de afgelopen jaren gepleegd heeft beloond, en is er een mooi handvat gekomen voor inschrijvers en brancheorganisaties om een tenderkostenvergoeding te verzoeken.