Evaluatiegesprek binnen de Alcateltermijn
Een afgewezen inschrijver heeft vaak behoefte aan een extra toelichting bij de motivering van de afwijzing. Die behoefte bestaat bijvoorbeeld omdat de motivering van de gunningsbeslissing summier is of omdat de evaluatie van pas kan komen bij toekomstige aanbestedingen.
Ruben Chee advocaat bij Severijn HulshofEen nadere toelichting kan tot meer begrip leiden, maar ook tot meer onbegrip. De motivering van de afwijzing zal per definitie anders worden verwoord dan op schrift gesteld is. Niet alleen omdat spreektaal en schrijftaal verschillen, maar ook omdat de motivering verder zal worden uitgediept tijdens het evaluatiegesprek.
Indien dat gesprek nog binnen de Alcateltermijn (bezwaartermijn) valt, dan kan er discussie ontstaan over de aanvullende en/of afwijkende informatie gedeeld wordt. Kan de afgewezen inschrijver argumenten ontlenen aan die informatie in een kort geding?
Recent kwam de Rechtbank Den Haag (29 juli 2021, ECLI:NL:RBDHA:2021:8429) te oordelen over die vraag.
Gespreksverslagen
De afgewezen inschrijver heeft binnen de Alcateltermijn een evaluatiegesprek gevoerd met de aanbestedende dienst. Een groot deel van de bezwaren tegen de beoordeling van het plan van aanpak (gunningscriterium kwaliteit) onderbouwt de afgewezen inschrijver door te verwijzen naar gesprekken die met de aanbestedende dienst zijn gevoerd. Daaruit zou volgen dat de aanbestedende dienst zich niet heeft gehouden aan de vooraf bekendgemaakte beoordelingssystematiek.
De Voorzieningenrechter schuift de argumenten die gebaseerd zijn op die gesprekken terzijde, omdat de in het geding gebrachte gespreksverslagen geen onderdeel van de aanbestedingsstukken uitmaken die leidend waren bij de inschrijving. De gesprekken zijn pas gevoerd nadat de gunningsbeslissing is genomen. De Voorzieningenrechter acht van belang dat de inhoud van de gesprekken geen invloed kunnen hebben gehad op de gunningsbeslissing.
Belangrijk is wel dat de Voorzieningenrechter desalniettemin beaamd dat uit de gespreksverslagen valt af te leiden hoe de aanbestedende dienst bij de beoordeling te werk is gegaan en dat de afgewezen inschrijver op grond daarvan meent dat de beoordeling niet juist heeft plaatsgevonden. In dit geval is de inhoud van de gespreksverslagen echter uitdrukkelijk betwist door de aanbestedende dienst en in het kader van het kort geding is het niet mogelijk om de precieze inhoud van die gesprekken vast te stellen. Ook daarom kent de Voorzieningenrechter geen waarde toe aan de gespreksverslagen.
Lessen voor de praktijk
Met een eenzijdig opgesteld gespreksverslag naar aanleiding van een evaluatiegesprek kun je als afgewezen inschrijver niets indien de aanbestedende dienst de inhoud daarvan betwist. Van hard bewijs is dan geen sprake. Het verdient daarom aanbeveling om de inhoud van het gesprek goed vast te leggen, zodat er harder bewijs ligt. Gedacht kan worden aan het toezenden van een (gedetailleerd) gespreksverslag aan de aanbestedende dienst zo spoedig mogelijk na het gesprek.
Indien die inhoud niet betwist wordt, dan zal een Voorzieningenrechter eerder waarde toekennen aan dat evaluatiegesprek en de inhoud daarvan. Desalniettemin blijft het ook dan een hele opgave om concrete argumenten te ontlenen aan een evaluatiegesprek tijdens de Alcateltermijn. De Voorzieningenrechter in de onderhavige zaak oordeelt immers dat de schriftelijke motivering van de gunningsbeslissing en de aanbestedingsstukken leidend zijn.
Een nadere verdiepende toelichting – waarin de reeds in de gunningsbeslissing opgenomen gronden nader worden toegelicht – is vanzelfsprekend toegestaan. Dat betekent niet dat een evaluatiegesprek zondermeer zonder risico’s is voor de aanbestedende dienst. Indien daar aantoonbaar uit volgt dat bijvoorbeeld sprake is van evidente onjuistheden c.q. misslagen in de beoordeling, dan kan de inhoud van een evaluatiegesprek wel degelijk dienen als onderbouwing c.q. ondersteuning van de bezwaren.