Disproportionele eis: prijzen per eenheid volledig onderbouwen

Steeds vaker zien we dat aanbestedende diensten bij de aanbesteding van RAW bestekken al bij inschrijving volledige financiële openheid ten aanzien van de prijzen per eenheid willen van inschrijver(s). Er wordt dan gevraagd om een volledige onderbouwing van alle prijzen per eenheid. Een dergelijke eis is op meerdere gronden disproportioneel. Onlangs bereikte ons een klacht van een inschrijver ten aanzien van een aanbestedende dienst die het wel erg bont maakte.

Joost Haest advocaat bij Severijn Hulshof

In de vierde nota van inlichtingen (een week voor inschrijving) is, zonder enige vorm van motivering, bepaald dat alle inschrijvers reeds bij inschrijving een open begroting moeten indienen van alle 600 besteksposten. Per bestekspost moest een uitsplitsing worden gemaakt naar uren arbeid, materieel, leveranties en onderaannemingsprijzen. Deze bepaling is strijdig met de Standaard RAW bepalingen, de Gids Proportionaliteit en de uitgangspunten uit de Aanbestedingswet. ACA GWW heeft namens de inschrijver een anonieme klacht ingediend bij de aanbestedende dienst.

Strijd met Standaard RAW bepalingen 2015
In artikel 01.01.07 lid 01 van de Standaard RAW bepalingen is bepaald dat de ontleding van de inschrijvingssom wordt beoordeeld van de inschrijver die voor gunning in aanmerking lijkt te komen. Het betreft nadrukkelijk alleen de inschrijving van de inschrijver die voor gunning in aanmerking komt, dus niet (ook) de inschrijving van de opvolgende inschrijvers. De Commissie van Aanbestedingsexperts heeft dat in het recente advies 310 nog eens bevestigd.

Het verzoek om bij inschrijving reeds om een volledige open begroting te verzoeken is verder in strijd met at de aanbestedende dienst alleen een onderbouwing van de inschrijfsom verzoekt voor die onderdelen waarvan vermoedt wordt dat die niet zijn opgebouwd conform 01.01.06 Standaard RAW bepalingen (kort samengevat: alle kosten die nodig zijn voor realiseren van de resultaatsverplichting dienen in de prijs per eenheid te zijn opgenomen). De aanbestedende dienst dient dus eerst te beoordelen of voldaan wordt aan 01.01.06 van de Standaard RAW bepalingen en daarnaast dient de aanbestedende dienst te motiveren waarom niet voldaan wordt aan 01.01.06 Standaard RAW bepalingen.

Strijd met Gids Proportionaliteit
Ook is sprake van strijd met voorschrift 4.2 van de Gids Proportionaliteit. Daarin is bepaald dat de aanbestedende dienst van een inschrijver geen andere vormvereisten verlangt dan welke tot doel hebben te komen tot een objectieve vergelijking van de inschrijvingen. Het vragen van een volledige open begroting draagt niet bij aan een objectieve vergelijking van de inschrijvingen. De prijzen per eenheid en de totale inschrijfsom zoals kenbaar uit de inschrijvingsstaat zijn meer dan voldoende voor een objectieve vergelijking van de inschrijvingen.

Strijd met uitgangspunten Aanbestedingswet
Tot slot is ook sprake van strijd met de uitgangspunten uit de Aanbestedingswet. Een belangrijk uitgangspunt van de Aanbestedingswet is administratieve lastenverlichting.

Door alle inschrijvers bij inschrijving reeds te vragen om een open begroting is sprake van een enorme toename van de administratieve lasten. Eens te meer omdat de onderbouwing heel kort voor inschrijving (een week) gevraagd wordt en omdat er sprake is van ruim 600 besteksposten.

Verder is een uitgangspunt van de Aanbestedingswet “comply or explain”. De aanbestedende dienst dient dus uit te leggen wanneer zij afwijkt van bestaande voorwaarden, uitgangspunten of beginselen. In onderhavig geval heeft de aanbestedende dienst geen enkele motivering gegeven voor het verzoeken van een open begroting bij inschrijving.

Reactie aanbestedende dienst
De aanbestedende dienst heeft ingezien dat de eis disproportioneel is. In overleg met ACA GWW is overeengekomen dat alleen ten aanzien van de (voorlopig) winnaar gevraagd mag worden naar een volledige financiële onderbouwing. Daarmee kon inschrijver leven.