Contact met de aanbestedende dienst

Contact met de aanbestedende dienst, is dat toegestaan? Dat is afhankelijk van hetgeen in de aanbestedingsdocumenten bepaald is. Veelal is beschreven dat contact via één specifieke contactpersoon moet verlopen of alleen digitaal via een aanbestedingsplatform. Daar wordt dan ook regelmatig nog aan toegevoegd dat uitsluiting volgt indien van deze bepalingen wordt afgeweken. Maar wat nu als een inschrijver ná de voorlopige gunning afwijkt van de bepalingen en niet correspondeert via het voorgeschreven digitale platform, maar rechtstreeks telefonisch contact opneemt met het inkoopbureau? De Voorzieningenrechter te Den Bosch oordeelde in een opmerkelijk vonnis van 30 oktober 2017 (ECLI:NL:RBOBR:2017:5710) dat de inschrijving vanwege dit rechtstreekse contact ongeldig mocht worden verklaard.

Joost Haest advocaat bij Severijn Hulshof

De inschrijver in die kwestie kon zich niet verenigen met de voorlopige gunning en heeft daarover schriftelijk gecorrespondeerd met de aanbestedende dienst. Maar ook heeft de inschrijver twee maal telefonisch gezocht met het inkoopbureau van de aanbestedende dienst. Vast staat dat tijdens die gesprekken in ieder geval verzocht is de Alcatel termijn te verlengen. De aanbestedende dienst heeft ingestemd met dit verzoek.

De aanbestedende dienst heeft zich vervolgens op het standpunt gesteld dat deze telefonische contacten in strijd zijn met de aanbestedingsleidraad. Daarin is namelijk bepaald dat contact alleen verloopt via een digitaal platform. Volgens de aanbestedende dienst had de inschrijver op oneigenlijke wijze geprobeerd meer informatie te verkrijgen over de uitsluiting van haar inschrijving. De inschrijver brengt hier tegenin dat zij enkel rechtstreeks contact met de aanbestedende dienst zocht omdat het digitale platform niet bereikbaar was, en dat alleen verzocht is de Alcateltermijn te verlengen.

De Voorzieningenrechter oordeelt dat de bepaling ten aanzien van communiceren via een digitaal platform bedoeld is om te voorkomen dat inschrijvers buiten de andere inschrijvers om kunnen communiceren met de aanbestedende dienst in een poging oneerlijk te concurreren. En nu inschrijver in strijd met de communicatiebepaling heeft gehandeld, mag de inschrijving ongeldig worden verklaard.

Is dit oordeel van de Voorzieningenrechter wel juist? Want los van het feit dat er geen sanctie gesteld was op het rechtstreeks contact zoeken met de aanbestedende dienst is veel belangrijker nog de vraag hoe een inschrijver na de voorlopige gunning oneerlijk kan concurreren met andere inschrijvers? Dat is niet mogelijk zou je zeggen, want de inschrijving is immers achter de rug. De uitspraak van de rechtbank Den Bosch wijkt ook af van eerdere uitspraken van andere Voorzieningenrechters.

Conclusie is in ieder geval dat inschrijvers er zekerheidshalve verstandig aan doen alleen te communiceren met de aanbestedende dienst op de voorgeschreven wijze.