Aanbesteden tijdens de vakantieperiode, mag dat?

Wettelijk gezien is er geen regel die verbiedt om voor of tijdens de vakantieperiode aan te besteden. De Gids Proportionaliteit zegt er wel iets over.

Joost Haest advocaat bij Severijn Hulshof

Het komt nog regelmatig voor dat vlak voor of tijdens vakantieperiodes aanbestedingen in de markt worden gezet. Bij inschrijvers is in die periode vaak sprake van personele onderbezetting en dus een tekort aan tendercapaciteit. Dat leidt tot onbegrip en frustratie.

Wettelijk gezien is er geen regel die verbiedt om voor of tijdens de vakantieperiode aan te besteden. In voorschrift 3.6 van de Gids Proportionaliteit is echter opgenomen dat per opdracht kritisch overwogen moet worden of de gestelde termijnen reëel en proportioneel zijn en in relatie staan tot de te ondernemen actie. In dat kader geeft voorschrift 3.6 van de Gids Proportionaliteit aan dat het proportioneel is om tijdens de vakantieperiode de wettelijke aanbestedingstermijn te verlengen met een periode die gelijk staat aan de duur van de vakantieperiode.

Optimale marktwerking
Als logische reden wordt vermeld dat dan sprake is van optimale marktwerking en de rechtsbescherming wordt niet onnodig ingeperkt. Het is goed om te weten dat verschillende grote marktpartijen dit voorschrift eerbiedigen. Daarbij geven zij aan dat een aanbestedingsreces in hun eigen voordeel is, omdat anders het risico bestaat dat potentiele inschrijvers afhaken of dat kwalitatief inder goede inschrijvingen ontvangen worden.

De Gids Proportionaliteit
Aanbestedende diensten die een aanbestedingsreces niet eerbiedigen, kunt u wijzen op hetvoorschrift uit de Gids Proportionaliteit
(https://www.vhg.org/media/rtf/Ondernemershelpdesk/2016_1085_gids-proportionaliteit-1e-herziening-april-2016.pdf) en het beleid van andere (grote) marktpartijen.

Deze publicatie werd eerder gepubliceerd als Vraag van de Week op de website van de Branchevereniging VHG.